Tous nos séjours ETE 2024

Encadrement des séjours

1. Profil des encadrants

   Le recrutement est à la charge d’un de nos permanents, responsable du recrutement et qui possède une forte expérience dans le domaine de l’accompagnement des personnes handicapées et aussi dans celui de l’animation socioculturelle.
   Outre l’expérience, la compétence et les diplômes, nous exigeons de nos équipes des qualités de coeur et de chaleur humaine indispensables dans notre métier.
   Pour cela, nous faisons appel systématiquement aux écoles d’éducateurs, de moniteurs éducateurs, écoles d’infirmières, d’assistantes sociales. Les étudiants en écoles de psychologie et sociologie, et les personnes issues de l’animation socioculturelle sont aussi contactés.
   Nos années d’expérience nous ont aussi permis de nouer un relationnel professionnel avec certains de nos anciens responsables et animateurs à qui nous faisons appel.
   Ils ont l’avantage de connaître notre organisation et d’être connus de nos services et dont nous pouvons garantir du sérieux et de la motivation.

2. Composition des équipes d’encadrement

   Composée le plus souvent d’un responsable de séjour et de 3 animateurs (variable en fonction de l’effectif du séjour).
   L’équipe d’animation : accompagne le vacancier dans sa gestion quotidienne (toilette, linge, repas, médicaments, animations, activités …), elle assure la sécurité du vacancier, elle est garante du respect de ses droits et de son intégration, elle assure la dynamique du séjour tout en respectant chaque individualité.
   Taux d’encadrement : respect des préconisations du COTA

3. Le Responsable de Séjour

   Le diplôme souhaité pour ce poste est le BAFD ou autres diplômes de l’animation garantissant une expérience de directeur de séjour.
   Une expérience dans le domaine de séjours auprès d’adultes déficients intellectuels et/ou dans le secteur socioculturel est exigée.
   Garant du bon déroulement et de la dynamique du séjour sous tous ses aspects : activités et animation, financiers et administratifs, coordination et répartition des tâches.

4. L’animateur

   Issu principalement du milieu socio éducatif ou culturel, l’animateur doit mettre en pratique ses connaissances et techniques d’animation pour créer une dynamique sur le séjour.
   Il gère le quotidien des vacanciers : Toilette, linge, repas, médicaments, argent de poche, courrier …
   (Référent en général de 6 vacanciers), il assure leur bien-être et reste à l’écoute de leurs besoins.

5. Le médiateur référent

   Recruté par nos soins, il est le référent d’un certain nombres de séjours. Il visite le groupe sur place, contrôle la qualité du séjour, il est joignable 24h/24.
   Il s’agit généralement d’un ancien responsable de séjour, diplômé, connaissant parfaitement le public encadré et notre organisation.

6. Les permanents VACANCIA

   Garants de toute l’organisation, de la préparation, du suivi et du bon fonctionnement des séjours, notre équipe de permanents (professionnels du tourisme adapté) est joignable pendant toute la durée des séjours, pour toutes questions ou informations.
   A disposition de l’encadrement, des familles, tuteurs ou éducateurs aux horaires de bureaux.
   2 permanents sont joignable 24h/24 par nos médiateurs.

Le recrutement définitif des postulants à un poste d’encadrant ne devient valide qu’après la participation de celui-ci à une journée de formation et d’informations nécessaire à la préparation des séjours.

Afin de palier à l’absence ou au désistement d’un animateur pour quelque raison que ce soit (maladie, démission, désistement, renvoi pour faute grave ou autres raisons …), nous recrutons avant les séjours du personnel encadrant supplémentaire (incluant animateurs et responsables de séjours), dite : EQUIPE DE RESERVE. Ces animateurs restent disponible 24 h sur 24 h afin de prévoir un éventuel remplacement ou renforcer une équipe qui le nécessite.

Les autonomies

Afin que nos séjours soient les plus homogènes possibles, en fonction de l’effectif, du lieu d’hébergement et des activités proposées, nous vous présentons ci-dessous un descriptif des profils du public accueilli sur nos séjours en fonction de son autonomie (à titre indicatif).

Il est IMPORTANT de veiller lors du choix du séjour à ce que l’autonomie du vacancier corresponde aux critères d’accueil précisés pour chaque séjour.
En fonction des informations fournies (dossier d’inscription), et après étude, nous nous réservons le droit de refuser l’inscription du vacancier.

1. VAC 1 - Autonome - Grand Autonome (14-18 points)

   Pas de problème moteur. Bon marcheur. Bonne autonomie. Sociable, dynamique, participation volontaire aux activités.
   Présence discrète de l’encadrement. Comportement sociable, ne laissant pas apparaître de problème particulier

2. VAC 2 - Moyen Autonome (10-14 points)

   Pas de problème moteur. Autonomie relative. Nécessité d’intervenir dans différents domaines. Stimulation et/ou aide partielle dans les actes de la vie courante. Accompagnement actif.
   Se déplace sans difficultés pour de petites « promenades ». Peut être fatigable.
   Comportement ritualisé repérable, instable dans son mode de relation, ne se mettant pas en danger, mais pouvant avoir des périodes de grande angoisse et de retrait.
   Compréhension générale, mais langage pauvre.

3. VAC 3 - Faible Autonome (moins de 10 points)

   Très peu autonome. Aide effective dans les actes de la vie quotidienne.
   Encadrement constant. Marche avec l’aide « ponctuelle » d’un tiers.
   Verbalisation externe. Mode de communication très complexe.
   Vacancia n’est pas en mesure de prendre en charge et d’assurer l’accompagnement des vacanciers trop peu autonome.

Réglement

Le séjour doit être soldé au plus tard 1 mois avant le départ.

Le règlement peut-être effectué :

• par un chèque à l’ordre de VACANCIA Séjours Adaptés ou SAS Séjours Adaptés
• par un virement bancaire au nom de VACANCIA Séjours Adaptés ou SAS Séjours Adaptés
• nous acceptons les chèques vacances.

Il est important de mentionner le nom du vacancier et son lieu de séjour.
Nous vous ferons parvenir une facture confirmant l’inscription.

Prix des séjours

1. NOS PRIX COMPRENNENT
   • la pension complète hors boisson (hébergement et restauration soigneusement sélectionnés) Certains de nos centres de vacances peuvent nous accueillir en lits superposés (cf pages séjours).
   • le lavage du petit linge
   • les loisirs (inclus dans le budget «activités» du séjour) sorties, visites, excursions, matériel, soirées à thèmes, etc… (autocars de tourisme pour les excursions seulement, certains séjours disposent d’un minibus).

   Les loisirs et excursions possibles (sources : offices de tourisme) indiqués sur les pages séjours le sont à titre indicatif et correspondent à ce qu’il est possible de faire ou de visiter (un planning de visites et excursions sera réalisé en début de séjour par le responsable en fonction des souhaits et de la dynamique du groupe).

   Nous tenons toujours compte de l’avis du groupe pour élaborer le planning d’activités.

   • l’encadrement (cf page 94) : taux d’encadrement selon préconisation du COTA il se compose de personnes expérimentées et volontaires dans le secteur spécialisé ( éducateurs ou en formation, assistants sanitaires, élèves infirmiers, travailleurs sociaux…), le secteur éducatif ou de l’animation ( BAFA, BAFD, BEATEP, …), des personnes débutantes peuvent être intégrées dans les équipes déjà expérimentées.
   • les transports Aller et Retour (plus taxes obligatoires sous réserve de modification de la réglementation en vigeur)
     Ils se font principalement en car Grand Tourisme (cas particuliers : train, taxi, avion, bateau).
   • l’assurance responsabilité et le rapatriement ( Allianz IARD et Mutuaide Assistance).
   • hausse carburant et hausse TVA restauration (hors vols aériens)
2. NOS PRIX NE COMPRENNENT PAS
   • les frais d’inscription d’un montant de 29,90 €
   • les frais médicaux et pharmaceutiques (ils seront si besoins avancés par nos soins, contre remboursement en fin de séjour).
     si besoin, ces frais seront avancés par nos soins et le montant sera remboursé par le vacancier en fin de séjour.
   • La Garantie Contractuelle annulation (cf conditions générales) : nous vous conseillons vivement de souscrire cette garantie moyennant un supplément de 3,8 % du montant du séjour choisi. Elle permet d’être remboursé (déduction faite de la franchise de 90 € ) des sommes versées lorsque l’annulation est dûment justifiée (voir les conditions générales).
   • La Garantie Contractuelle interruption de séjour : correspond à 1,7 % du montant total du séjour.
     Garantie : si le voyage est interrompu pour l’un des motifs suivants et nécessite impérativement un rapatriement
     • rapatriement de l’assuré ou de l’un des membres de sa famille ou le compagnon de voyage.
     • retour anticipé par suite de maladie grave, accident grave ou décès d’un membre de la famille.
     • dommages graves nécessitant impérativement la présence de l’assuré et atteignant sa résidence principale ou secondaire, les locaux professionnels.
     Il sera remboursé, au prorata temporis, la partie du séjour non effectuée, à compter du lendemain de la date de rapatriement, un maximum de 1500 € par personne, cette garantie ne s’applique pas à la billeterie de transport.(voir les conditions générales).
   • l’achat de souvenirs et les dépenses personnelles

Argent personnel

L’encadrement a reçu la consigne de ne pas accepter d’argent lors des départs et ce afin d’éviter tout risque de perte ou de vol durant les transports.

VACANCIA Séjours Adaptés vous conseille vivement de nous faire parvenir l’argent personnel de chaque vacancier (par chèque ou virement ). Ceci évite tous les problèmes pouvant léser le vacancier (perte, vol …) durant le séjour. Nous vous fournirons un décompte individuel d’argent personnel en fin de séjour pour les vacanciers n’ayant pas d’autonomie financière, nous vous restituerons également le reliquat d’argent s’il y a lieu. Le chèque ou virement devra nous parvenir IMPERATIVEMENT au plus tard le 30 Juin 2019 (passé ce délai nous ne pouvons garantir la gestion de l’argent personnel par nos soins). Merci de compléter la page Gestion Argent Personnel (p 105)

COMBIEN ? : nous vous conseillons une somme d’environ 15 euros par semaine.
VACANCIA Séjours Adaptés ne pourra en aucun cas être tenu responsable de l’argent qui n’aura pas été confié par chèque ou par virement (coordonnées bancaires ci-dessous).

Médicaments

1. IMPORTANT

   Les traitements médicaux devront IMPERATIVEMENT être préparés par l’infirmière de votre établissement (le cas échéant, par la personne responsable de l’observance).
   Les traitements devront être préparés UNIQUEMENT dans les piluliers sécurisés que nous vous fournirons au plus tard 15 jours avant les séjours avec toutes les consignes en matière de prise en charge médicale (piluliers semainiers pour le séjour, et journaliers pour les transports aller et retour).

   Si vous utilisez vos propres piluliers SECURISES (type chapelet…) merci d’y coller l’étiquette fournie indiquant la semaine de distribution, le nom et prénom du vacancier ainsi que le code barre (traçabilité).

   Il est INDISPENSABLE de remplir scrupuleusement les renseignements médicaux dans le dossier de réservation et d’y joindre toutes les pièces justificatives demandées.

   Pour tout changement de traitement médical entre l’envoi du dossier et le début du séjour, NE PAS OUBLIER de nous fournir la nouvelle prescription médicale DACTYLOGRAPHIÉE valable pendant le séjour. L’attestation tuteur légal est OBLIGATOIRE (page 105).
   NB : • Au cas où il est prescrit un nouveau traitement au vacancier pendant le séjour, pour sa sécurité, nous ferons automatiquement refaire un pilulier complet par une infirmière. Cette action vous sera refacturée au titre des frais médicaux remboursables avancés.
   • Les neuroleptiques sous forme de suspension buvable ne peuvent plus être administrés par nos équipes. Le cas échéant veuillez nous faire parvenir leur équivalent per-os. Les sachets préposés (type Duphalac ou Forlax) seront acceptés et à mettre dans la pochette tissue.

2. PRINCIPE GÉNÉRAL DU SUIVI MÉDICAL (PILULIERS SÉCURISÉS FOURNIS)

   Les équipes encadrantes sont sensibilisées aux différentes pathologies lors de la journée d’information organisée en amont des séjours (intervention d’un(e) infirmier(ère) diplômée d’Etat).
   En vue de leurs constitutions, chaque vacancier (famille, tuteur, foyer) reçoit en amont du séjour :

   • un pilulier bleu pour le traitement de la journée de transport «aller»
   • un pilulier rouge pour le traitement du transport «retour»
   • autant de pilulier que de semaines de vacances.

   Les piluliers sécurisés sont étiquetés et une copie de l’ordonnance doit être agrafée aux piluliers.

   PENDANT LES TRANSPORTS :

   les piluliers «aller» sont remis à l’accompagnateur encadrant désigné au point d’accueil départ, dénommé responsable de ligne qui aura à charge la distribution des médicaments jusqu’au lieu de transit. Les autres piluliers (piluliers des semaines de séjours et pilulier «retour») sont dans la valise des vacanciers, dans la pochette médicale envoyée par notre organisme à cet effet.

   SUR LE LIEU DE SÉJOUR :

   • dés l’arrivée, le responsable du séjour récupère les traitements qui sont dans les valises des vacanciers, classe les piluliers semaine 1, semaine 2 et retour.
   • les piluliers sont stockés dans une pièce fermée à clé ( infirmerie, chambre du responsable ou pièce identifiée à cet effet). la distribution des médicaments est assurée par le référent désigné de chaque vacancier qui doit remplir une feuille de suivi de la distribution.

   En cas de besoins (pilulier manquant, reconstitution d’un pilulier...) il est fait appel à l’infirmier à proximité du lieu de séjour, préalablement sollicité par l’organisme et dont les coordonnées figurent dans le dossier remis au responsable de séjour.